Kdy se vyplatí investice do vývoje vlastního ERP systému na míru?

Kdy investovat do vlastního ERP systému?

Mnoho firem při pořizování ERP systému sáhne po nějaké formě krabicového nebo SaaS řešení ERP systému. Pokud i Vy používáte takové ERP řešení, určitě to znáte. Bylo to jednoduché, rychlé a v porovnání s nákladným vývojem ERP systému na míru to bylo určitě také levné. Brzo po zavedení takového ERP systému ale začnete ve firmě narážet na jeho limity. Začnete tak na vlastní kůži zažívat kompromisy, které jste pořízením takového řešení udělali. Jak ale poznáte, že už je dost kompromisů a co Vám napoví, že je čas na investici do vývoje vlastního ERP systému na míru pro Vaši firmu?

ERP systém nepokryje všechny agendy

První náznak pro vývoj vlastního ERP systému na míru si můžete všimnout již při pořizování krabicového nebo SaaS řešení ERP systému. Většinou Vám v něm totiž budou chybět nějaké funkce, které byste ve firmě potřebovali. Tato ERP řešení jsou často univerzální a obsahují zobecněnou funkcionalitu tak, aby je využilo co nejvíce zákazníků. U takového řešení je pak běžné, že zákazník používá pouze nějakou část funkcionality ERP systému a naopak jiná část funkcí mu chybí.

Pokud pak začnete hledat chybějící funkcionalitu, můžete lehce narazit na to, že budete potřebovat zavést několik dalších specializovaných systémů. Pokud navíc tyto nebudou spolu dobře komunikovat, může se to stát velkou komplikací pro Vaše zaměstnance. Ti pak budou muset pracovat s více systémy a udržovat v nich data synchronizována. Další systémy navíc navyšují vynaložený rozpočet, který se v extrémním případě může přiblížit až k rozpočtu vývoje ERP systému na míru. Ten by ale naopak pokryl všechny agendy, které budete ve firmě potřebovat, jedním komplexním systémem.

ERP systém se neumí přizpůsobit specifickým požadavkům

Často má firma na ERP systém nějaké specifické požadavky a vybrané krabicové nebo SaaS řešení ERP systému je neumí uspokojit. Tento problém můžete vyřešit tak, že zavedete nějakou formu abstrakce mezi uživatele a ERP systém. Lehce se pak může stát například to, že při plánování krmení v ZOO budete zvířata v ERP systému ZOO evidovat jako "Polotovar" v nějaké skladové agendě univerzálního ERP systému například v tabulce s názvem "Sklad 58", a krmení evidovat tlačítkem "Příjem do skladu" a narození telete evidovat pomocí "Vytvořit nový sklad".

Tohle vše jsou jasné signály, u kterých byste měli přemýšlet nad vývojem vlastního ERP systému na míru. Navíc pokud budete u ERP systému používat jakoukoliv formu abstrakce mezi uživatelem a ERP systémem, stanete se jako firma závislý na svých zaměstnancích, kteří se stanou speciálními odborníky na tuto abstrakci a budou absolutně nenahraditelní a nezastupitelní. Mezi uživatelem a ERP systémem by mělo být minimum abstrakce (u ideálního ERP žádná). Toho však lze s univerzálními krabicovými nebo SaaS řešeními ERP systému dosáhnout často těžce.

ERP systém neautomatizuje práci

Náklady na práci zaměstnanců patří u mnoha firem mezi největší výdajové položky. Jednou z hlavních úloh ERP systému je zefektivnění činnosti firmy, což zahrnuje mimo jiné také automatizaci práce zaměstnanců. V mnoha případech pak mohou uspořené náklady na práci zaměstnanců ve firmě daleko převýšit náklady na pořízení a provoz celého ERP systému na míru. Pokud ale zavedení krabicového nebo SaaS řešení ERP systému nevede k automatizaci práce, nebo dokonce přidělává zaměstnancům práci navíc, je to jasný signál, abychom přemýšleli o řešení ERP systému na míru. U vývoje ERP systému na míru lze všechny funkce dokonale přizpůsobit podnikovým procesům ve firmě a lze tak dosáhnout mnohem větší efektivity práce zaměstnanců firmy.

ERP systém zničil přidané hodnoty firmy

Každá firma se snaží v něčem odlišit od konkurence, hledá nějakou přidanou hodnotu, která by prodala její služby nebo produkty. Přidaná hodnota znamená, že firma něco dělá jinak, než jak to dělá konkurenční firma. Pokud žádné krabicové ERP řešení nedokáže zachovat přidané hodnoty a odlišnosti firmy a přizpůsobit se jí, je to jasný signál pro tvorbu podnikového systému na míru. Pokud se však naopak Vy jako firma přizpůsobíte krabicovému řešení ERP, nebo se přizpůsobíte podnikovým procesům tak, jak jsou v tomto ERP nastaveny, bude to znamenat, že budete dělat vše úplně stejně jako všichni, kteří tu krabici používají (tisíce dalších firem i konkurenčních). Tím úplně zabijete přidané hodnoty, které Vaše firma oproti konkurenci měla.

Krabicové nebo SaaS řešení ERP systému může být skvělé do začátku. Pokud Vám ale časem začnou chybět funkce a různé kompromisy Vám přerostou přes hlavu a budete stále víc pociťovat výše zmíněné negativní příznaky tohoto řešení, bude nejvyšší čas přemýšlet nad vývojem ERP systému na míru. Pokud se však rozhodnete pro vývoj ERP systému na míru, počítejte s tím, že budete potřebovat řádově mnohem vyšší rozpočet než na krabici.

Michal Strelec,