Informační systém pro automatickou fakturaci

Co vše může dělat fakturační informační systém na míru za Vás?

Když Vám na fakturaci přestane stačit pár tabulek v excelu, počet faktur Vám přeroste přes hlavu a funkce krabicového fakturačního systému Vám přestanou vyhovovat, fakturační informační systém na míru Vám ohlídá fakturaci přesně, jak budete chtít, a přizpůsobí se i těm nejnáročnějším požadavkům. Zjistěte, co vše může umět Váš fakturační informační systém na míru, nebo mě kontaktujte. Rád s Vámi proberu Váš projekt a pomohu Vám s vývojem fakturačního systému na míru …

Ohlídá kdy, komu a co fakturovat

Jestli poskytujete služby zákazníkům pravidelně a pravidelně jim za ně fakturujete, určitě oceníte funkci fakturačního systému, který ohlídá, kdy a komu máte vystavit fakturu. Je jedno, jestli Vám zákazníci budou za služby platit měsíčně, čtvrtletně, pololetně nebo jednou za rok. Pouze nastavíte frekvenci plateb u každého zákazníka a informační systém automaticky jednou měsíčně (nebo jinou nastavenou periodu) vygeneruje seznam zákazníků, který mají daný měsíc platit za služby a automaticky jim vygeneruje, případně odešle faktury nebo výzvy k platbě.

Pokud Vám zákazníci platí za služby pravidelné poplatky, budete u nich v informačním systému vést pouze informace o daných poplatcích. Pokud ale zákazníkům fakturujete na základě odpracovaných hodin, může informační systém Vám nebo Vašim zaměstnancům a brigádníkům také počítat hodiny. Systém může také vést evidenci objednávek zákazníků a fakturovat na základě vyřízených objednávek nebo jakýmkoliv jiným způsobem.

Automaticky vygeneruje faktury nebo výzvy k platbě

Jednou měsíčně (nebo za jinou nastavenou periodu) Váš fakturační informační systém vygeneruje faktury nebo výzvy k platbě pro zákazníky, kteří budou platit v daném měsíci. Všechny faktury systém vygeneruje do formátu PDF a automaticky zašle zákazníkům na email. Vzhled a obsah faktur lze libovolně nastavovat. Faktury můžou mít různé šablony, můžou obsahovat Vaše logo, variabilní údaje o Vás i o Vašem zákazníkovi. Každé faktuře bude přidělen jedinečný variabilní symbol nebo text, který má uvést zákazník u bankovního převodu ve zprávě pro příjemce. Každá faktura také může obsahovat vygenerované přílohy v PDF, které budou obsahovat podrobný rozpis služeb, odpracovaných hodin, případně objednávek, podle kterých byla vyčíslena částka na faktuře.

Váš fakturační informační systém vygeneruje faktury včetně příloh do formátu PDF a automaticky je rozešle zákazníkům na e-mail. Případně můžete zákazníkovi vytvořit přístup do Vašeho fakturačního informačního systému a zde může po přihlášení kdykoliv vidět přehled služeb, které jste mu dodali, a přehled všech za ně vystavených faktur.

Spáruje platby s fakturami, nebo výzvami k platbě

Po rozeslání všech faktur (případně výzev k platbě), bude Váš fakturační systém pravidelně kontrolovat pohyby na Vašem účtu a příjmy se bude snažit párovat s vystavenými fakturami. Přednostně se platby budou párovat dle variabilních symbolů. Kromě variabilního symbolu ale bude možné ve fakturačním systému nastavit také jiné parametry, dle kterých bude možné párovat. Například dle zprávy pro příjemce, bankovního účtu zákazníka, nebo částky, nebo dle různých kombinací parametrů. Pokud Vám budou Vaši zákazníci platit pravidelné poplatky, je možné nastavit, aby stejnému zákazníkovi vždy fakturační systém vygeneroval stejný variabilní symbol a on si tak mohl jednoduše nastavit trvalý příkaz pro úhradu Vašich poplatků a nemusel pokaždé zadávat jiný variabilní symbol.

Pro párování plateb využije systém propojení s programovým rozhraním (API) Vaší banky. Frekvence kontroly plateb se dá libovolně nastavit. Váš fakturační systém může platby kontrolovat třeba jednou za několik minut a umožňovat tak zákazníkům expresní zpracování Vašich objednávek. Po tom, co fakturační systém spáruje danou platbu, odešle zákazníkovi na e-mail informaci o tom, že jeho platba byla úspěšně přijata. Tyto notifikace může fakturační systém posílat na e-mail také Vám.

Bude propojen s dalšími systémy

Kromě propojení s bankou pro automatické načítání pohybů na Vašem bankovním účtu, bude Váš fakturační systém propojen také s dalšími informačními systémy. Může si z Vašeho interního informačního systému nebo třeba z e-shopu automaticky načítat objednávky, na základě kterých bude fakturovat. Po úspěšné úhradě objednávek může tyto systémy také zpátky přes toto propojení notifikovat o úhradě dané objednávky. Bude propojen také s Vaším účetním informačním systémem a používat jeho služby ke generování faktur, nebo do něj může exportovat informace o fakturách nebo výzvách k platbě.

Váš fakturační systém může být také napojen na online platební bránu a umožňovat tak Vašim zákazníkům platit faktury online kartou přes platební bránu jako GoPay, GP webpay, PayPal, nebo jiné platební brány. Pokud to bude potřeba bude Váš fakturační systém propojen také s Elektronickou Evidencí Tržeb (EET) a v případě potřeby do ní bude odesílat vybrané platby.

Pokud Vás už nebaví každý měsíc ručně vystavovat a odesílat faktury všem zákazníkům, nebo Vám počet vystavovaných faktur již přerostl přes hlavu, určitě oceníte mnoho chytrých funkcí fakturačního systému na míru.

Michal Strelec,