Informační systém na míru sám posbírá objednávky od partnerů přes API

Systém pro sběr objednávek od partnerů

Firmám podnikajícím v cestovním ruchu pomáhám automatizovat sběr objednávek od jejich obchodních partnerů. Typickým produktem takové firmy je pořádání výletů, atrakcí nebo různých aktivit pro turisty. Tyto akce má firma naplánované a nabízí je k prodeji na několik sezon dopředu. Pro účely plánování akcí a správy objednávek má vlastní interní informační systém, který hlídá vytíženost a dostupnost jednotlivých pořádaných akcí. S tímto systémem pracuje parta dispečerů, kteří přijímají a vyřizují objednávky. Typicky vše funguje tak, že zákazník nebo obchodní partner kontaktuje telefonicky nebo e-mailem dispečera s objednávkou na akci, ten ověří dostupnost pro požadovaný počet osob a případně objednávku zapíše do interního systému nebo operativně změní či stornuje.

S rostoucím počtem prodejních kanálů a objednávek se z příjmu a zpracování objednávek postupně stává pro dispečery firmy obsáhlá agenda, kterou automatizuje systém pro sběr objednávek od partnerů. Systém automaticky komunikuje se systémy obchodních partnerů, kteří prodávají služby firmy a nabízí jim funkcionality pro získávání informací o dostupnosti akcí a pro automatické provádění rezervací a objednávek na tyto akce. Systém pro sběr objednávek od partnerů nabízí několik způsobů sběru objednávek:

Programové rozhraní (API) obchodního partnera

Pokud informační systém obchodního partnera nabízí programové rozhraní pro komunikaci, systém pro sběr objednávek přes toto rozhraní přijímá objednávky. Typicky se jedná o "online cestovní agentury" jako GetYourGuide, Viator, Tripadvisor nebo Booking.com. Zákazník při nákupu služeb pracuje pouze se systémem online agentury a ten zjišťuje dostupnost služeb a zapisuje objednávky do systému pro sběr objednávek přes programové rozhraní. To vše zcela automaticky a bez zásahu dispečera nebo obchodního zástupce.

Když zákazník vyhledává na webových stránkách online cestovní agentury službu, stránky se dotazují automaticky přímo do systému pro sběr objednávek jestli je služba dostupná pro zadaný počet osob. Pokud ano a zákazník úspěšně službu objedná, jeho objednávku webové stránky agentury rovnou propíšou do systému pro sběr objednávek, který ji standardizuje a zapíše do interního systému firmy. To vše zcela automaticky a bez zásahu dispečera nebo obchodního zástupce firmy.

API systému pro sběr objednávek

Systém pro sběr objednávek nabízí také vlastní detailně specifikované a zdokumentované programové rozhraní pro vytváření objednávek. Toto rozhraní můžou použít obchodní partneři pro komunikaci při vytváření objednávek. Obchodní partner pak může upravit svůj informační systém tak, aby komunikoval se systémem pro sběr objednávek a přes jeho programové rozhraní do něj posílal objednávky od zákazníků.

Systém pro sběr objednávek nabízí také vlastní detailně specifikované a zdokumentované programové rozhraní pro vytváření objednávek. Toto rozhraní můžou použít obchodní partneři pro komunikaci při vytváření objednávek. Obchodní partner pak může upravit svůj informační systém tak, aby komunikoval se systémem pro sběr objednávek a přes jeho programové rozhraní do něj posílal objednávky od zákazníků.

Webové rozhraní

Systém pro sběr objednávek má také vlastní webové rozhraní - webový formulář pro vytváření objednávek, který lze vložit do jakýchkoliv webových stránek. Když například obchodní partner nemá vlastní systém nebo nemá možnost jej upravit, stačí, když vloží do svých webových stránek tento webový formulář a pomocí něj bude on nebo jeho zákazníci rovnou přidávat objednávky do systému pro sběr objednávek.

Když pak zákazník přes webový formulář na stránkách obchodního partnera vytváří objednávku, formulář komunikuje rovnou se systémem pro sběr objednávek a dotazuje se ho na dostupnost dané služby. V případě, že je služba dostupná rovnou také objednávku nebo rezervaci propíše do systému pro sběr objednávek, který ji standardizuje a zapíše do interního systému firmy. To vše zcela automaticky a bez zásahu dispečera nebo obchodního zástupce firmy.

E-mailové rozhraní

Systém pro sběr objednávek nabízí také e-mailové rozhraní pro komunikaci. U tohoto typu rozhraní celá komunikace mezi systémem pro sběr objednávek a obchodním partnerem, případně jeho systémem probíhá pomocí zasílání e-mailových zpráv na předem definované e-mailové adresy.

Když pak zákazník nebo obchodní partner chce provést objednávku, pouze zašle e-mail s dotazem na dostupnost dané služby a systém pro sběr objednávek odpoví e-mailovou zprávou, jestli je služba dostupná nebo ne. Pokud ano, stejným způsobem se pak zasílá také samotná objednávka. Systém pro sběr objednávek extrahuje ze zaslaného e-mailu objednávku, standardizuje ji a zapíše do interního systému firmy. To vše zcela automaticky a bez zásahu dispečera nebo obchodního zástupce firmy.

Informační systém pro sběr objednávek od partnerů výrazně zefektivňuje příjem velkého množství objednávek z velkého množství rozmanitých prodejních kanálů. Objednávky ze všech zdrojů standardizuje do jednotné podoby a přidává je do interního informačního systému. Zcela tak automatizuje příjem objednávek a jejich zpracování a výrazně tak minimalizuje práci dispečerů a obchodních zástupců.

Michal Strelec,