Informační systém bude dalším motorem Vaší logistické firmy

Informační systém pro Vaši logistickou firmu

Pokud vlastníte, nebo plánujete založit logistickou firmu, nejspíše se neobejdete bez informačního systému. Při přepravě balíků a zásilek je mnoho úkonů, které může zcela zastoupit, nebo alespoň částečně zjednodušit. Dobře navržený informační systém se stane dalším motorem Vaší logistické firmy a budou jej používat Vaši zákazníci, řidiči, administrativní pracovníci, obchodní zástupci i manažeři. Pomůže s objednáváním rozvozu zásilek, plánováním rozvrhu řidičům, ale také s platbami a fakturací.

Zákazníci si sami objednají přepravu

Vaši zákazníci si můžou objednat přepravu sami pomocí veřejného objednávkového formuláře umístěného na Vašich webových stránkách. Objednávky přijaté přes tento formulář se propíšou přímo do Vašeho informačního systému. Stálým zákazníkům vytvoříte přístup a budou tak vytvářet objednávky přepravy přímo ve Vašem informačním systému. Zákazník se přihlásí, vyplní všechny požadované údaje o zásilce a objedná. Váš informační systém bude propojen s registry ARES nebo RÚIAN a Vašemu zákazníkovi bude při vyplňování údajů o zásilkách, firmách a adresátech našeptávat a kontrolovat správnost vyplněných údajů.

Pokud bude chtít Váš zákazník poslat více zásilek, nebo bude provozovat e-shopy a bude pravidelně objednávat přepravu zásilek, určitě Vám před konkurencí zajistí výhodu funkce pro hromadný import zásilek. Zákazník tak pouze ze svého e-shopu stáhne soubor s daty o zásilkách, naimportuje jej do Vašeho informačního systému a má objednáno. Pro větší zákazníky s velkým objemem zásilek bude Váš systém nabízet programové rozhraní, pomocí kterého bude přepravu objednávat automaticky přímo informační systém nebo e-shop Vašeho zákazníka.

Řidiči podle něj pojedou

Časem bude mít Vaše logistická firma větší množství řidičů, kteří budou rozvážet zásilky Vašich zákazníků. Denní rozvrh jednotlivým řidičům přímo ve Vašem informačním systému naplánuje Váš dispečer, nebo optimální rozvrh vypočte a připraví informační systém sám. Využije při tom data o rozměrech a váze zásilek, rozměrech a zatížení Vašich automobilů nebo geografická data o poloze a za pomocí optimalizačních algoritmů vypočte vhodný rozvrh rozvozu.

Řidič si online na svém mobilním zařízení zobrazí aktuální stav svého rozvozu. Uvidí, jaké zásilky a kde má vyzvednout a kam je má doručit. Každý úkon při rozvozu zásilek po provedení potvrdí přes mobilní zařízení a tak budete mít ve Vašem systému pořád aktuální informace o stavu doručování každé zásilky. Systém bude vést informace o tom, jestli zásilka čeká na vyzvednutí, nebo je již na cestě, v depu, doručována, případně, zda ji adresát nepřevzal, nebo že bude doručována jiný den.

Dokonalá evidence každé zásilky

Váš informační systém bude podrobně evidovat data o všech doručovaných zásilkách. Když zákazník nebo Váš obchodník vytvoří objednávku a přidá ji do systému, systém přidělí zásilce jedinečné identifikační číslo. Po dokončení objednávky zadavatel vytiskne pro každý balík v objednávce štítek, který na něj nalepí. Na štítku budou uvedeny všechny důležité informace k doručení zásilky a také její identifikační číslo, které zde bude uvedeno také ve formě čárového nebo QR kódu.

Kdykoliv během přepravy zásilky bude mít kdokoliv možnost zjistit stav doručování zásilky načtením identifikačního čísla zásilky pomocí čtečky čárových nebo QR kódů propojené s informačním systémem. Při vyzvednutí zásilky řidič pomocí čtečky u svého mobilního zařízení v systému jednoduchým načtením označí, že zásilku převzal, stejně tak, když ji doručí nebo u jakékoliv jiné změny stavu zásilky. Zákazník také bude moci do formuláře na Vašich webových stránkách zadat identifikační číslo zásilky a kdykoliv tak zjistit aktuální stav své zásilky.

Přijme platby a připraví zákazníkovi vyúčtování

Váš informační systém bude také propojen s platební bránou. Když si zákazník přes Vaše veřejné webové stránky objedná přepravu, rovnou za ni také zaplatí a informační systém platbu v případě nutnosti zašle také do EET. U všech registrovaných zákazníků bude informační systém vést jejich objednávky přepravy a jednou měsíčně jim bude vystavovat vyúčtování za služby a zasílat jej v PDF na e-mail. Zákazníci budou mít také po přihlášení pod svým účtem dostupná na jednom místě ke stažení, doklady a faktury za Vaše služby.

Informační systém Vám ve Vaší logistické firmě pomůže s mnoha procesy, které zcela nebo částečně automatizuje. Bude přijímat objednávky, pomůže Vám plánovat, bude evidovat aktuální stav doručování zásilek, automaticky jednou měsíčně vyúčtuje Vaše služby zákazníkům a pomůže s mnoha dalšími chytrými funkcemi.

Michal Strelec,